輕便，簡潔，靈活，沒有短板，這就是我用它的理由。
下面是總結的幾款工具，希望大家找到最適合自己的情景和方式，來更好地管理自己的生活。
1.MyLifeOrganized
對這款工具，我蠻有感情。因為，這是我三四年前，還在上班時，主力使用的工具。
那陣子，手頭上常常有好幾個項目，有的進度跨越好幾個月，千頭萬緒，需要各種跟進和盯緊，滴答清單就有些不夠用了。于是，就換用了這款工具，MLO。
可以說，它是 Windows 平臺上，功能最強大的管理工具，也是完全按照 GTD 的理念設計的工具。
用 Mac 的朋友，對 OmniFocus 可能不會陌生 —— MLO 就是對標 OF，功能上非常相似，只不過是兩個不同的系統(tǒng)平臺。
話不多說：MLO（以及OF）最強大的地方，在于完全100%靈活的情景過濾箱設置。
什么意思呢？
簡單來說：在 MLO 中，我可以給每一項任務，設置緊急性、重要性、情景、標簽、負責人、星標、完成程度……等諸多參數(shù)，然后，再用一個函數(shù)功能，把符合要求的所有項目列出來，呈現(xiàn)在我面前。
舉個例子：
我手頭上有三個項目（Project），每個項目都有十來項工作，有的進展到階段1，有的進展到階段2、階段3……我每天上班時，需要知道：有哪些工作還處于階段1，需要我去跟進和催促，該怎么辦呢？
我新建一個視圖面板，用函數(shù)功能，要求羅列出「三個項目下所有處于階段1的工作」，保存，就行了。
這樣，以后每次到公司，直接點擊這個面板，我就能看到所有處于階段1的工作，可以立刻有條不紊地去把控。
這就是一種「過濾」用法。這個面板就是「過濾箱」。
類似的用法還有非常多，只要你能想到，基本都可以實現(xiàn)。
比如：為「電腦」「手機」「外出」等情景設置過濾箱。這樣，當你在通勤路上時，打開對應的「手機」過濾箱，就可以看到適合在「手機」情境下處理的事情。
當你拜訪客戶時，打開「外出」過濾箱，就能夠看到需要一并在外面處理的事情。
諸如此類。
當然，這個功能，現(xiàn)在滴答清單也有了，只是還沒有 MLO 這么智能和全面。
話說回來，MLO 也有很明顯的缺點。
1）價格高昂
MLO是按年收費。每年的授權費是200多塊人民幣，而且，網(wǎng)絡同步功能需要另外付費，否則就只能在一臺電腦上使用。
另外，每次 MLO 更新大版本，都需要重新付費購買，當然有一定的折扣。
最近剛好更新到了 5.0，官網(wǎng)的政策是2017年1月后購買的用戶，可以免費升級，其他用戶需要付費。中國地區(qū)有優(yōu)惠。
2）網(wǎng)絡連接有問題
由于眾所周知的原因，MLO 的網(wǎng)絡同步并不通暢，必須時刻掛著代理，這又是一筆費用和麻煩。
3）移動端體驗一般
這是絕大多數(shù) GTD 工具的通?。阂苿佣瞬僮鞣浅７爆?，不近人情。MLO 也不例外。這也是令我最終放棄它的最大原因。
適合：主力用電腦工作，事務繁多的管理人員
2. Nozbe
很少有工具，能令我剛上手時，就直觀地感受到「這是一個專業(yè)團隊做出來的」—— 但 Nozbe 做到了。
測試這款工具的時候，各種熨帖的設計、細節(jié)、功能，不斷令我感覺到：作者一定也是一個，對時間管理和任務管理頗有心得的專家，因為他的設計太「跟手」了。
舉個最簡單的例子：
絕大多數(shù)任務管理工具的視圖面板，都嚴格按照時間來設置：今天，明天，以后（someday）等等 —— 這其實不怎么科學。
比如：我現(xiàn)在手上有個重要的任務，下周一要交，但是它特別重要，那么，我應該為它分配到哪一天呢？今天？下周一？還是今天到下周一之間的每一天？
傳統(tǒng)的工具很難處理這種問題，但 Nozbe 做得很好：它的默認視圖是「優(yōu)先」（也就是星標）：任何任務，不管它隸屬于哪個項目、哪一天，只要你覺得它是重要的，需要處理，點一下星標，它就會在這里出現(xiàn)。
然后，只需打開 Nozbe，在默認的視圖里，你就會看到所有這些你標了「優(yōu)先」的任務，可以完全專注去處理它們。
這是一種非常適合聚焦的做法。手頭上有許多重要任務的人，一定會理解這個痛點。
不止如此，Nozbe 也提供了項目、團隊的設置 —— 你完全可以用它兼任一部分的項目管理工作。這對于小團隊來說，尤其高效。
另一個很贊的點，在于：Nozbe 是基于網(wǎng)頁的，無論你用電腦訪問，還是用手機，本質(zhì)上都是訪問同一個東西，只是做了適配。這就很適合多平臺。
這里要吐槽一點：
很多工具標榜自己是「高效任務管理」，但只提供移動端APP，連網(wǎng)頁端都沒有 —— 這算什么高效任務管理呢？有多少人會用手機完成100%的生產(chǎn)力工作？還是說工作時，電腦邊同步放一個手機，做完一項，再到手機上勾掉一項？
至少，在手機能取代電腦之前，不能跨平臺的工具（尤其是只有APP的工具），基本都是玩具。
當然，Nozbe 的缺點也是一樣的：價格昂貴，以及連接上稍微不是那么流暢。
它最便宜的模式是每月48元，比起 MLO 還要貴一些。
適合：自由職業(yè)者，個人小型工作室。
3. ToodleDo
這是一款很有意思的工具。
它想做一個很有野心的事情：集成了五合一的功能，完全成為你生活的管家。
哪五合一呢？任務管理，筆記，大綱，清單，習慣和目標管理。這就使得「一站式」工作管理成為可能。試想：
工作時，打開 TodoList，處理任務。
一邊做著，一邊把任務過程中的要點、Tips，記錄到筆記欄里面。
突然，需要草擬一個方案（或報告），打開大綱欄，直接寫起來。
寫完報告，需要收集一些素材，打開清單欄，新建一個項目，把收集到的資料一條條記錄上去。
最后，下班回到家了，打開目標管理，發(fā)現(xiàn)今天還有100頁書沒看，趕緊行動起來。
這就是一個典型的使用場景。也是 ToodleDo 希望幫助你做到的事情。
不得不說，ToodleDo 的功能是非常強大的：
時間管理方面，各種參數(shù)、設置、文件夾，該有的基本都有；
筆記系統(tǒng)，用起來很順手，搜索功能也很強；
清單系統(tǒng)，自定義非常靈活，可以設置星級、打分等各種格式的單元格，還支撐篩選和搜索功能……
但是，用起來，總會有一種樣樣俱全，但每一樣都缺了點東西的感覺。
記錄靈感和備忘錄吧，它沒法貼圖；
收集素材吧，操作又太繁瑣，不夠自然；
大綱功能是不錯，可又沒辦法跟筆記和清單聯(lián)動；
所以，用了一陣子，最終還是棄掉了。當然，它的優(yōu)點也很明顯：完全免費；全網(wǎng)頁訪問；連接速度還可以……
適合：喜歡一站式平臺、大而全功能的人。
4. Notion
我不止一次推薦過這款工具。這絕對是我這幾年以來，見過的，最具震撼力和突破性的軟件。
它已經(jīng)不是單純的筆記工具或時間管理工具了—— 你很難用一個標簽去定義它，因為它的模式非常新穎。
簡單來說，它的思路是這樣的：事先定義了各種「部件」，比如單選框、標題、子標題、注釋、鏈接、文件、引用……
這些不同的內(nèi)容格式，在 Notion 看來，就是一個個「部件」。你可以用它們來承載相對應的內(nèi)容。
然后，再通過把不同的部件進行組合，像搭積木一樣，搭建出自己的一整個頁面和系統(tǒng)。
想做一個讀書筆記模板？想收集影評和打分？想記錄自己的愿望和財務儲蓄？想管理好時間、任務和團隊協(xié)作？統(tǒng)統(tǒng)沒問題。
基本上，只要你想到的東西，都可以用這些積木「堆」起來，讓它成為你專屬的模板。
比起 Excel，它的自定義更靈活，多媒體功能更強 —— 你可以把不同部件，拼接成更大的部件，再拼接成更大一級的部件、頁面模板……在不同的場合應用。并且，附加鏈接和附件，都不是問題。
可以說，在靈活性和自定義方面，它幾乎做到了極致。
因此，它剛出來的時候，我就感覺，這個模式將會大放異彩。
不過，缺點也很明顯：它對新人不太友好，不適合喜歡簡潔、輕便的用戶。你必須先去折騰它，打造出自己的一套模式，用起來才會更高效。
另外，稍稍有點略顯臃腫了。國內(nèi)的連接也不方便，需要掛代理。
適合：喜歡鼓搗新事物，需要高度靈活性的用戶。
5. 其他
最后，再推薦幾款體驗還不錯的工具，作為補充吧。
Todoist：整體非常接近滴答清單，輕便簡潔，顏值高。操作非常便捷，樹形視圖很贊，但UI的信息密度有些低。
Remember The Milk：非常老牌的工具，跟滴答清單、Todoist是一類的，操作上只有細節(jié)的區(qū)別?？梢栽囋?。
Trello：高度自定義的協(xié)作工具，更適合用來做團隊溝通協(xié)作，個人用也未嘗不可，但不是特別方便。
印象筆記：這是我的主力知識庫。用來做時間管理也可以，但任務一多起來，就不是很方便了。
最后，如果你是純蘋果用戶，輕便的選擇也可以考慮用Bear，重度的方案則用 OmniFocus。
當然，工具始終只是工具，關于如何應用的方法論、技巧，后面也會繼續(xù)分享。
希望能給你一些啟發(fā)。
