在這個暖得有點過頭的春天，一場突如其來的疫情「倒春寒」想必打亂了很多人的生活和工作安排。居家隔離、排隊核酸與「非必要不出省」又重新成為了我們生活的主調(diào)。
備好物資，留在家里，本身也是幫助社會平復(fù)疫情、回到正軌的辦法。不過，對職場人來說，遠(yuǎn)程辦公畢竟是完全不同的體驗：工作地點的變動不居，還有面對面交流的缺失，都讓我們需要重新思考如何保持工作效率。
作為一個有著豐富遠(yuǎn)程辦公經(jīng)驗的團(tuán)隊，我們總結(jié)出了一些高效遠(yuǎn)程辦公的經(jīng)驗和理念，希望能夠幫助大家在這個非常時期適應(yīng)在家辦公的節(jié)奏，即使留在家里也能保持高效協(xié)作與心理健康。
前期準(zhǔn)備：劃分工作空間與工作時間常常困擾居家辦公者的一個問題是，生活和工作很容易混在一塊。在家工作時，我常常會覺得自己還在家而光明正大摸魚怠慢了工作，但同時又感覺工作隨時都在入侵自己的生活，界限不分明，只會拖累工作效率。
▲ 遠(yuǎn)程辦公期間會遇到的各種問題。圖片來自：Buffer
所以，我們需要在物理上和儀式上，給工作和私人生活劃分地盤。
一個常見的建議是：清理出一片專屬于工作的空間。如果家里有書房就再好不過了，你可以把它當(dāng)成自己的「辦公室」，把設(shè)備和資料都搬過去，踏進(jìn)「辦公室」后只專注于工作；當(dāng)然，把臥室桌子收拾干凈，布置好燈光，也足以將它變成「專屬工位」。別忘了，在工作之前要提醒家里的其他人尊重你的工作，別中途打擾你。
在生活習(xí)慣上，也要營造出工作的「儀式感」。如果還是穿著睡衣睡眼惺忪地工作，可能沒幾分鐘你就會想縮進(jìn)被窩睡一個回籠覺了；所以，我們需要一些特定的儀式，來提醒自己「你要上班了」。比如，換掉睡衣洗把臉，或者再沖一杯咖啡，暗示自己進(jìn)入工作狀態(tài)。
由于在家辦公有太多偷懶的誘惑，要是長期從事同一個工作，很容易就會產(chǎn)生倦怠情緒然后放棄。因此，我們需要將當(dāng)前的工作分解成一個個小任務(wù)，然后用滴答清單、Pomotodo 等工具內(nèi)置的「番茄鐘」，強(qiáng)制自己在番茄鐘持續(xù)的 25 分鐘時間里專注于某項小任務(wù)，完成后再獎勵 5~10 分鐘休息時間。
▲ 空閑時間，不如好好放松。 圖片來自：Jacek Dylag@Unsplash
辦公時間專心工作，休息時間自然也該盡情生活。像是工作前要準(zhǔn)備儀式一樣，下班后也該有類似的儀式告訴自己應(yīng)該切換到生活狀態(tài)了，該吃飯吃飯，該刷劇刷劇，或者還能讀讀書、彈彈琴。條件允許的話，這時候多跟親朋好友聊天或者陪陪寵物，可以有效對抗隔離時期的孤獨(dú)感。
云上的日子：構(gòu)建隨時可訪問的云端生產(chǎn)環(huán)境在疫情時期工作，最害怕的是什么？那當(dāng)然是「不確定性」。
誰也不知道，會不會哪天睡醒，一紙隔離通知就讓你無法離開小區(qū)半步。這種情況下，沒人能保證自己有機(jī)會回到公司取回電腦和資料。因此，我們使用的工具和日常工作習(xí)慣必須適應(yīng)這種動蕩的新常態(tài)，盡可能降低不確定性的影響。
具體來說，一個重要方法就是將生產(chǎn)環(huán)境轉(zhuǎn)移到云端。試想一下，如果習(xí)慣性使用本地工具，那么猝不及防的隔離可能會讓你來不及取回主力辦公設(shè)備，從而沒辦法繼續(xù)工作；此外，家里的電力、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施未必有公司的穩(wěn)定（寫這篇文章時我就遭遇了一次停電），而本地工具的容錯率有限，斷電、死機(jī)、軟件崩潰等意外事件可能會導(dǎo)致前功盡棄。
相反，如果慣于使用云端工具，將各類文件資料都放在線上，那么任何時候只要有一臺能夠訪問網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備，我們都能夠輕易地?zé)o縫連接恢復(fù)工作，即使是臨時收到隔離通知也不必茫然無措。
對時常碼字的編輯來說，最常用的云端工具莫過于在線文檔。它們甚至集成到了企業(yè)辦公軟件之中，比如我們平時打卡和業(yè)務(wù)交流時會用到的企業(yè)微信，就內(nèi)置了基于騰訊文檔的「文檔」功能，在電腦端左側(cè)菜單或移動端底欄菜單都能找到顯眼的入口。
在線文檔有一個顯著的好處，是它們通常會支持「實時自動保存」，你的每處修改都會實時同步至云端，哪怕遭遇斷電死機(jī)，也不用擔(dān)心工作進(jìn)度丟失。以企業(yè)微信文檔為例，它甚至支持將每次修改后的文檔歸檔為一個「歷史版本」，需要的時候，隨時可在電腦端通過右上角菜單里的「查看修訂記錄」清晰回溯每個改動并隨時還原版本。甲方要求用回第一個版本？沒問題！
如果說本地文檔是一個人的思考，那么在線文檔就是一個團(tuán)隊的整體合作。在線文檔最多可支持 200 人同時在線編輯，每個人正在哪里修改、修改了什么，都會用不同色彩的光標(biāo)給予說明；選中某段內(nèi)容，還能給它添加評論，在右側(cè)評論區(qū)中與其他人討論，在需要多人合作撰寫文章和方案時，這些功能尤為實用。
共享倉庫：打造多端共享的素材庫上面提到的文檔，既然不在本地，那是存到了哪里？
答案是，放在了企業(yè)微信的「微盤」里。在手機(jī)端企業(yè)微信通過「工作臺 > 微盤」入口就能找到它，電腦端則直接在左側(cè)菜單欄提供了快捷入口。
如前所述，在企業(yè)微信文檔里創(chuàng)建的文稿、表格、演示文稿和收集表都會默認(rèn)存入微盤，你還可以自己往里面上傳圖片和其他文件。這樣一來，不需要固定使用某個設(shè)備，只要身邊有任何能夠聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備，就能隨時隨地訪問工作文件。
但只將微盤當(dāng)成個人網(wǎng)盤來用，未免有些浪費(fèi)。實際上，微盤最大的意義在于能夠為整個團(tuán)隊打造「團(tuán)隊素材庫」。
只要將文件上傳到企業(yè)的「共享空間」里，其他企業(yè)成員就能夠同時訪問這些文件，在遠(yuǎn)程協(xié)作中，這樣的文件共享機(jī)制幾乎必不可少；而且，對文件的每一次修改，都會馬上同步，不用擔(dān)心同事們打開舊版本的文檔而被過時信息誤導(dǎo)。
由于有著「企業(yè)共享」「實時同步」「不限速」的優(yōu)點，團(tuán)隊可以將文章和視頻用到的素材、案例、申報表格、技術(shù)文檔等文件放入企業(yè)微信「微盤」空間，打造一個團(tuán)隊成員隨時隨地查閱取用的、不限速的共享素材庫，從而免去單獨(dú)問同事要某個文件的麻煩，以及使用其他網(wǎng)盤共享時空有千兆寬帶卻只能看著 100KB/s 的下載速度望盤興嘆的苦惱。
共享素材庫難免有數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險，為此，微盤給文件提供了豐富精細(xì)的權(quán)限和安全設(shè)置。你可以為每個文件單獨(dú)設(shè)置查看和編輯權(quán)限的范圍，還能給文件打上水印或是禁止將文件分享到企業(yè)外，從而最大限度地降低泄密風(fēng)險。
保持協(xié)作：通過在線會議時刻交流遠(yuǎn)程辦公和辦公室工作最大的區(qū)別，自然是少了「口頭交流」這個強(qiáng)大的溝通工具。
在辦公室里，只需要瞄一眼就能知道自己要找的同事在不在工位；遇到問題，吼一聲就會有人幫忙；要快速開個短會，拍拍同事的肩膀就能將他們喊到一起……正因為口頭交流與物理接觸在溝通上的低成本，很多企業(yè)都選擇了開放式辦公室，試圖將這種優(yōu)勢最大化。
反過來說，遠(yuǎn)程辦公時你很難知道同事是否看見了你的消息（或假裝沒看到），尋求交流協(xié)助的成本會變得相當(dāng)高昂；當(dāng)然，你本人也可能沉迷擼貓無心工作。所以一篇發(fā)表在 Nature Human Behavior 上的論文指出，在居家辦公后，員工的每周平均工作時長延長了 10%，這可能是異步交流代替實時溝通所導(dǎo)致的效率下降。
知道問題出在哪以后，我們就可以著手解決這些問題了。
在虛擬空間中，有什么辦法保持實時溝通？那當(dāng)然是在線會議。通過會議，可以確保大家都已經(jīng)在「工位」上，還能交流了解彼此的目標(biāo)與關(guān)切，讓團(tuán)隊對工作內(nèi)容形成穩(wěn)定預(yù)期。遠(yuǎn)程辦公時，設(shè)置每天定時舉行的簡會對保持協(xié)同至關(guān)重要。
在會議軟件的選擇上，方便是第一要義。
這時候，不妨試試企業(yè)微信集成的「會議」功能。在 1 月更新的企業(yè)微信 4.0 版本中，它對內(nèi)置的效率工具進(jìn)行了全面升級，其中就包括基于騰訊會議的「會議」功能；升級后的企業(yè)微信會議用起來更便捷：在企業(yè)微信的群聊里點擊「會議」按鈕就能快速開啟一場會議，收到邀請的同事會在企業(yè)微信收到類似于電話的通知，點擊通知即可一秒入會。
至于本公司外的客戶，由于企業(yè)微信打通了微信，只要給他們發(fā)送會議邀請，客戶就能通過「企業(yè)微信會議」小程序參會，而不需要單獨(dú)下載 app 或是記下會議號。
其次，好的會議工具應(yīng)該具備有回顧功能。一些比較重要的會議會聘請速記員，但并不是每個小會都有這樣的必要，因此，如果會議軟件有回顧功能就再好不過了。
恰好，企業(yè)微信會議就支持這種需求：在會議界面依次點擊「錄制 > 云錄制」，軟件就會后臺自動錄音，并以語音轉(zhuǎn)文字的形式在會后輸出會議紀(jì)要。
抗干擾能力對在線會議而言也至關(guān)重要，畢竟沒有誰會希望會議因為糟糕的信號斷斷續(xù)續(xù)，或是只聽到對方寵物的叫聲與樓下的廣播。在這一點上，借助騰訊會議的技術(shù)積累，企業(yè)微信會議即使在網(wǎng)絡(luò)信號不佳時也能保持著較好的通信效果，同時內(nèi)置的降噪功能會將諸如椅子挪動或?qū)櫸锝泻暗穆曇暨^濾，讓你開一個舒心會。
這里的「抗干擾」，指的不只是聲音，還有環(huán)境。哪怕是房間雜亂，也不用為了會議花時間慢慢收拾——在「會議界面 > 設(shè)置 > 虛擬背景和美顏」中準(zhǔn)備了各種虛擬背景與妝容，即便剛剛睡醒還沒來得及捯飭自己，照樣能保持著專業(yè)姿態(tài)開會。
遠(yuǎn)程辦公，帶來了新工具和新思維當(dāng)然，上面提及的企業(yè)微信只是一個示例，事實上，沒有任何一個工具能單獨(dú)覆蓋遠(yuǎn)程辦公的所有需求，也許所有遠(yuǎn)程辦公者都要花一點時間，來找尋適合自己的遠(yuǎn)程工作流。
面對洶涌而至的新一波疫情，受到波及的伙伴可能還要居家辦公一段時間才能重返辦公室，甚至就此一直保持遠(yuǎn)程工作狀態(tài)。這也是為什么，我們要推出這么一篇文章。我們希望上面提及的原則與工具，能幫助你盡快適應(yīng)疫情下的「新常態(tài)」。
也許遠(yuǎn)程辦公目前還有很多問題，但在當(dāng)下，它是能夠幫助我們盡快走出疫情，保護(hù)其他人免受健康威脅的重要舉措。說不定，待日后生活恢復(fù)正常，你會發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公期間學(xué)到的東西，在回到辦公室時同樣能提升自己的工作效率。
